2012年03月01日

スピードハック(仕事のスピードをいきなり3倍にする技術)(1)

●仕事のスピードを上げるコツ、秘訣、ポイント、ノウハウ(1)

会社には、定時を回ればさっさと退社していく人と、慢性的に終電近くまで残業している人、2種類がいます。

どこに違いがあるのでしょうか?

もちろん、仕事の種類やメンバーの人数で絶対的に残業を強いられるということもあるでしょう。

それでも、少しでも早く仕事を終わらせたいものです。

早く帰る人には、行動パターンにいくつか共通点を見いだすことができます。


1)分からないことはすぐ人に尋ねる

2)仕事の進め方が確立されている

3)邪魔しづらい雰囲気を醸し出している



一方、慢性的に残業している人のパターンとして・・・・

1)分からないことがあっても、まずは一人で解決しようとする

2)仕事の進め方が一定していない

3)いつでも笑顔で応じている


上記の2)も3)もとてもいいことなのですが、それも度が過ぎると、残業のもとになります。

また、定時で帰ろうとする人は、「定時までしか時間がない」と考えているからこそ、スピードを上げて仕事を片付けようとしているのに対し、残業している人は「自分にはたっぷり時間がある」と錯覚してしまうがゆえに、意図せずして先のような行動パターンになってしまう人も多いです。



スピードハック(仕事のスピードをいきなり3倍にする技術)●仕事の仕組みとやる気を作る

なので、できたら工夫して、仕事を「サッサと仕上げる方法」を考えてみましょう。

それがひいては、「新薬を1日でも早く世の中に出す」ことにも繋がります。


■□■ 第1章 まず「取りかかる」気持ちを起こす ■□■

とにかく、走り始めるための方法について考えましょう。

仕事のスピードアップのうえでも、まずは動き出さなければ始まりません。



●●●1)タスクリスト、To-Do-Listを使って「後回し」を回避

タスクリストを使っている人も多いでしょう。

僕も使っています。

普段は会社のイントラにあるタスクリスト機能を使って1ヶ月単位で仕事を管理していて、その中から、「今日やるべき仕事」をポストイットに書いて、PCの画面の脇に貼っています。

とは言えタスクリスクもポストイットも万能ではありません。

たとえば、いつ見ても、必ず目にするような「常連さん」が残ることが多いのです。

後回しにする理由として・・・

(1)時間がかかりそう

(2)手間がややこしそう

(3)作業内容がよくわからない

(4)今日やらなくても支障はない



これを防ぐには、次のような処置を施します。

(1)時間がかかりそうであれば、もう少し小さな単位の作業に分ける

(2)手順がややこしそうであれば、手順ごとに作業を分ける

(3)作業内容がよく分からないのであれば、タスクの名前を適切なものに変える

(4)今日やらなくても支障がなくても、今日のうちにできる作業がないかを確認する



ポイント、秘訣、コツは、「タスクをすぐに手がつけられるぐらいの手ごろな大きさに砕いてしまう」ことです。



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2011年12月27日

1.「成長する自分」が見えてきます!

■行動すれば、現実が変わる

他人の視線が気になる、周りの人たちから陰口を言われているような気がするといった場合、人間の認知には特定の傾向があって、ひとつのことが気になりだすと意識がどんどんそのことに集中するようになるから余計に気になるものだと知れば、「つまり私はこだわりすぎなんだ」と納得することはできます。

でも、そのときはいくら納得しても、また同じような心理状態に落ち込みます。

それが自分のクセだと分かっていても、落ち込んだ状態がしばらく続いてしまいます。

この繰り返しから、いつまで経っても抜け出せない人が大勢います。


ところで自分の周囲の現実は、自分の心を反映して感じられるものです。

心が元気なときには、つまり悩みや不安がなく、楽しい計画ばかりが次々に頭に浮かんでくるようなときには、周囲も輝いて見えるものです。


心が元気を失っているときには、すべてこの逆になります。

イヤなことばかり思い浮かんでくるし、頭を振り払ってもすぐにイヤなことを考えてしまいます。

青空は忌々しいし、雨はさらに気持ちを塞ぎ込ませます。

こういう状態は、自分の心をモニターできても同じことです。

「私は今、悪い感情にとらわれているんだ」と分かっていても、どんよりした周りの現実が明るく見え出すことはないのです。



では、どうすれば現実が変化してくれるのでしょうか?

行動しかありません。

自分の心をモニターするだけでなく、悪い感情を追い払うために何をすべきか考え、それを実行に移すしかありません。

「気分が塞いでいるんだ。こういう時には歩こう。雨だって構うのか。」

自分の心や感情がどうであれ、とにかく前向きに行動することです。

行動している限り、自分は元気な人と何も違わない。

そのことに気がつけば、元気を失った心のことなんか放っておけばいいのだと納得します。(抑うつが強い場合等は、専門医師の治療が必要です。)


このように自分の認知パターンを知ることで、自分の言動を変えていくことが最新の認知心理学が重要視している「メタ認知的活動」と呼ばれるものです。

自分の心や感情を知る「メタ認知的知識」を、行動することによって自己改造にまで高めていくプロセスです。


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2011年03月05日

自己管理しよう(5)

デーモン部長「物事を先延ばししない、第3の原則は『コミットメント』だ。」

ホーライ「コミットメントって、どう訳せばいいんだろう?辞書で調べると・・・・・・」


コミットメント=約束。誓約。公約。確約


ホーライ「つまり、コミットメントとは、真剣に取り組む姿勢、どうあっても達成しようという決意かな。」

デーモン部長「人生の最大の悲劇は、くだらないことや間違ったことにコミットメントすることだね。」


ホーライ「鋭い指摘だ。」

デーモン部長「正しいことを正しいタイミングでやるのがコミットメントでもある。」


ホーライ「何に対して熱い思いでやるのか、何故、熱い心でやりぬくのか、というポイントも重要だ。やりかけたら、やり通す。」

デーモン部長「ここで今までを振り返っておこう。」


●大事なことを先延ばしにしない

●そのために「優先順位」をつける

●優先順位を優先順位のとおりやる

●妥当性を考える・・・倫理憲章を思いだす

●コミットメントする・・・熱い心でやりぬけ


デーモン部長「最後に、とっておきのポイントを教えるよ。」

ホーライ「何?」

デーモン部長「イエスと同時にノーも言える人になる。」

ホーライ「なるほど。イエスだけ言っていたら、優先順位が全て実施不能にもなりうるからね。」


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2011年03月03日

自己管理しよう(4)

ーモン部長「優先順位はその都度変わるものだと認識しておこう。その場合、出発点になるのは、『何を、いつやるかを見極める』ことだ。」

ホーライ「人間はたいして重要性も高くない仕事を作り出して、それを優先順位のトップにあげていることがよくあるね。もっと悪いのは、人からたいして重要でもない仕事を押し付けられることだ。」


デーモン部長「そんな時は『ノー』と言おう。」

ホーライ「マネジャーの中には、とりあえず動き回っていれば生産性が上がり、結果も出せると思っている人が多い。だから、ありとあらゆる活動を網羅した長いリストを作る。そして、それらの活動をすべて実行して、自分の生産性が上がったと信じ込むんだ。」


デーモン部長「だから、それを知って愕然として、また、自分が作った長いリストをああでもない、こうでもない、と編集に没頭して、大事な仕事に手がまわらない、という悪循環を起している。」


ホーライ「他にも気をつけたほうがいいことってあるかな?」

デーモン部長「そうだね。次は『妥当性』だね。」

ホーライ「たとえば、それはどういうこと?」

デーモン部長「たとえばね、次の倫理憲章を挙げている会社があると思って。」



【倫理憲章】

1)正しいことをやる

2)正しい理由でやる

3)正しい人たちとやる

4)正しいタイミングでやる

5)正しい順序でやる

6)全力を集中してやる

7)正しい結果を生み出す




ホーライ「なるほど。上のことを自分の行動に関して、妥当かどうかを検討できるね。仕事のクオリティも高めることができる。」

デーモン部長「優先順位を考えるときに、上の7つの基準で考えるといい。ところで、『正しい』ことをやるって、どうすればいいと思う?」

ホーライ「たとえば、次のことに照らし合わせてみたらどうだろう。」



【正しいことをやる】

1)合法性

法律や社則に違反することにならないか。



2)公平性

短期的に見ても、長期的に見ても、関係者全員の公平が保てるか。Win-Winな関係を構築できるか。



3)自分の気持ち

そのことに誇りをもてるか。その行為が新聞に載ったとき、いい気分になれるか。家族に知られても、恥ずかしくないか。




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2011年03月02日

■□■ 自己管理しよう(3)■□■

デーモン部長「ものごとを先延ばしする癖のある人は、共通の欠点があるって、知っていた?」

ホーライ「へー、そうなの?」

デーモン部長「第1の欠点は、優先順位に従って行動することができないことだ。先延ばしの癖のある人は、いかにも忙しそうにしているけれど、実はどうでもいいことに引っかかっていることが多い。」

ホーライ「それでいて、大事なことはなかなか行動に移れないということか。だから優先順位の高いことほど遅れがちになるわけだ。この場合、先延ばしは『時間を守れない』という悪循環を生むことになるね。」

デーモン部長「第2の欠点は、たとえ優先順位を決められても、あらゆることに手をつけようとして、あちことに気が散ってしまうことだな。」

ホーライ「その場合、『仕事のクオリティ』に影響してくるね。」

デーモン部長「最後の欠点は、先延ばしの癖のある人は、意識するしないにかかわらず、自分にも他人にも『ストレス』を与えていることだ。ぎりぎりになって慌てるので、自分もストレスになる。周りの人もハラハラさせられたり、尻ぬぐいをさせられたりしてストレスを受けるね。」

ホーライ「つまり、先延ばしは時間を守れないこと、仕事のクオリティの低下、そして自分や他人に対するストレスという問題を引き起こすわけだ。」

デーモン部長「優先順位のつけ方の参考になると思うけれど、僕たちがやっている仕事は概ね、次の4種類に分けられる。これらを意識するだけでも、仕事に対する姿勢が変わると思うよ。」

●やりたいし、やらなければならないこと

●やりたくないが、やらなければならないこと

●やる必要はないが、やりたいこと

●やる必要もないし、やりたくもないこと



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